Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Arthur Schütz
Österreich
E-Mail: [email protected]. Für Daten, die VORIX-Kunden eigenverantwortlich in ihren Arbeitsbereich eingeben, ist regelmäßig der jeweilige Kundenbetrieb Verantwortlicher und VORIX Auftragsverarbeiter.

2. Aufruf der Website und Sicherheit

Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie Zeitpunkt, angeforderte Adresse, IP- und Geräteinformationen, Antwortstatus und Sicherheitsereignisse verarbeitet. Zweck sind Auslieferung, Fehleranalyse, Angriffserkennung und Nachweis der Systemsicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei Vertragsnutzern zusätzlich lit. b. Sicherheitsprotokolle werden nach dem dokumentierten Aufbewahrungskonzept begrenzt gespeichert.

3. Konto, Betrieb und Lizenz

Verarbeitet werden Name, geschäftliche Kontaktdaten, Betrieb, Rolle, Anmelde- und Sicherheitsstatus, Einladungen, Lizenz- und Vertragsdaten. Zwecke sind Vertragsanbahnung, Bereitstellung, Zugriffsschutz, Abrechnung und Support. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO sowie gesetzliche Pflichten nach lit. c.

4. Zahlungsabwicklung

Für Abonnements werden Paket, Unternehmens- und Rechnungsdaten sowie Stripe-Kunden-, Checkout- und Abonnementkennungen verarbeitet. Kartendaten werden auf der Stripe-Seite verarbeitet und von VORIX nicht gespeichert. Rechtsgrundlagen sind Vertragserfüllung und gesetzliche Buchführungs- und Nachweispflichten. Zahlungs- und Rechnungsunterlagen werden im gesetzlichen Umfang aufbewahrt.

5. Inhalte im Kundenauftrag

Kunden können insbesondere Ansprechpartner, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Baustellen, Arbeitszeiten, Fotos, Nachrichten, Angebote, Rechnungen, Bank- und Projektdaten speichern. Der Kundenbetrieb bestimmt Zweck und Rechtsgrundlage und muss betroffene Personen informieren. VORIX verarbeitet diese Inhalte nur nach dokumentierter Weisung im Rahmen des AVV. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sollen nicht in VORIX gespeichert werden, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich abgesichert ist.

6. Fotos, Dokumente und Uploads

Uploads werden zur Speicherung, Anzeige, Zuordnung, Sicherheitsprüfung sowie zur vom Nutzer gestarteten Auswertung verarbeitet. Kunden müssen sicherstellen, dass Fotos und Dokumente rechtmäßig erhoben wurden und nicht mehr Daten enthalten als erforderlich. Zugriffe sind auf den jeweiligen Betrieb und die freigegebenen Rollen beschränkt.

7. KI-Funktionen

KI-Funktionen werden nur durch eine bewusste Benutzeraktion gestartet. Dabei können ausgewählte Eingaben oder Dokumentinhalte an den konfigurierten KI-Anbieter übertragen werden. Ausgaben sind Vorschläge und müssen fachlich geprüft werden. Keine automatische Personal-, Bonitäts-, Kündigungs- oder sonstige Entscheidung mit erheblicher Wirkung ist vorgesehen. Kunden dürfen keine unnötigen Geheimnisse, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder unzulässig erhobenen Inhalte übermitteln.

8. E-Mail, WhatsApp und Support

Bei E-Mail-, WhatsApp- und Supportkommunikation werden Kontaktdaten, Nachrichteninhalt, Zeitpunkt, Zustellstatus und notwendige technische Kennungen verarbeitet. WhatsApp wird nur verwendet, wenn der Kundenbetrieb die Funktion eingerichtet und bewusst ausgelöst hat. Empfänger können je nach Kanal eigene Verantwortliche sein.

9. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

VORIX setzt nur erforderliche Anbieter für Hosting, Netzwerkschutz, Sicherung, E-Mail, Zahlung, optionale KI und optionale WhatsApp-Kommunikation ein. Die aktuelle Liste mit Zweck, Region und Einsatzbedingung ist unter Unterauftragsverarbeiter abrufbar. Behörden erhalten Daten nur bei gesetzlicher Verpflichtung.

10. Drittlandübermittlungen

Soweit ein Dienstleister Daten außerhalb von EU/EWR verarbeitet, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme.

11. Speicherdauer und Vertragsende

Kontodaten werden für die Vertragsdauer und danach entsprechend gesetzlicher Nachweisfristen gespeichert. Buchhaltungs- und Rechnungsunterlagen werden grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt. Kundeninhalte werden nach Vertragsende exportiert, gesperrt, gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzliche Pflicht oder dokumentierte Rechtsverteidigung entgegensteht. Sicherungskopien laufen nach dem festgelegten Sicherungszyklus aus und werden nicht als aktiver Datenbestand genutzt.

12. Cookies

VORIX verwendet derzeit nur technisch notwendige Sitzungs-, Formularschutz- und Sicherheitscookies. Analyse-, Marketing- und Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt. Einzelheiten enthält die Cookie-Richtlinie.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Bei Inhalten eines Kundenbetriebs ist der Antrag grundsätzlich zuerst an diesen Betrieb zu richten; VORIX unterstützt ihn als Auftragsverarbeiter. Beschwerden sind bei der österreichischen Datenschutzbehörde möglich.

14. Datenschutzverletzungen

VORIX untersucht Sicherheitsvorfälle unverzüglich, begrenzt Auswirkungen, sichert Nachweise und informiert den verantwortlichen Kunden ohne unangemessene Verzögerung. Der Verantwortliche beurteilt eine Meldung an die Datenschutzbehörde binnen 72 Stunden und eine Information betroffener Personen.

15. Änderungen

Die jeweils gültige Version wird mit Versionsdatum veröffentlicht. Wesentliche Änderungen für bestehende Vertragskunden werden in geeigneter Form angekündigt. Frühere angenommene Vertragsfassungen bleiben zum Nachweis versioniert.